Đặt in và thiết kế thư mời sự kiện cần lưu ý những gì?

Thư mời với thiết kế đẹp mắt sẽ mang tới cho người nhận cảm giác ấn tượng và quyết định có tham gia sự kiện đó hay không. Vì thế, trong quá trình đặt in và thiết kế thư mời sự kiện sẽ cần đặc biệt phải lưu ý một số điểm. Dưới đây là nhưng điều bạn nhất định phải lưu ý khi đặt in và thiết kế thư mời sự kiện.

Thư mời sự kiện có ý nghĩa gì?

Thư mời sự kiện là một văn bản được sử dụng để gửi tới cá nhân, tổ chức nào đó đến tham gia. Mặc dù chỉ là một tài liệu nhỏ nhưng thư mời sự kiện sẽ mang ý nghĩa to lớn như:
- Là cầu nối giữa người nhận với tổ chức, nhờ vậy mà tạo ra cơ hội cũng như kết nối các mối quan hệ cá nhân, doanh nghiệp.
-  Thư mời cũng giúp ban tổ chức có thể cung cấp chính xác và chi tiết thông tin cho người nhận về địa điểm, thời gian, nội dung lẫn mục đích của sự kiện. Nhờ vậy mà người nhận sẽ hiểu rõ mục đích và có chuẩn bị tốt nhất cho sự kiện.
- Thư mời sự kiện không chỉ là thông báo mà còn là lời mời chân thành mà ban tổ chức muốn gửi gắm tới người nhận. 
- Việc thư mời có thiết kế sáng tạo và chuyên nghiệp sẽ giúp tạo ấn tượng tích cực về đơn vị tổ chức. Đồng thời, thông qua thiết kế thư mời đẹp sẽ nâng tầm độ uy tín và chất lượng của sự kiện.
- Thư mời là bước đầu tiên tạo ra sự hứng thú và kỳ vọng của người nhận tới sự kiện mà bạn mời họ tham dự. 
- Việc xác nhận thư mời sẽ giúp ban tổ chức đánh giá sơ bộ được số lượng khách tham dự và có kế hoạch để đạt hiệu quả cao nhất.
- Thông qua thư mời cũng giúp ban tổ chức có cơ hội quảng bá và tiếp cận đối tượng khách hàng mục tiêu. Có thể nói thì thư mời được xem như một phương tiện marketing hiệu quả để thu hút chú ý. 

Những phong cách thiết kế thư mời sự kiện phổ biến hiện nay

Hiện nay, thư mời sự kiện được thiết kế với nhiều phong cách khác nhau. Dưới đây là một số phong cách thiết kế thư mời sự kiện đang được ưa chuộng:

- Phong cách thiết kế thư mời tối giản có đặc điểm là hạn chế các đường nét và hoạ tiết rườm rà, sử dụng màu sắc đơn giản, hài hòa nhằm làm nổi bật thông tin mà ban tổ chức sự kiện muốn truyền tải tới người nhận. Bên cạnh đó, phong cách thiết kế thư mời này còn tạo ra sự thân thiện và quen thuộc với người nhìn.
- Thư mời thiết kế theo phong cách sang trọng chủ yếu được sử dụng cho các dịp mang tính chất trang trọng như dự hội thảo, mời cưới, khai trương cửa hàng hay tân gia. Sự sang trọng của phong cách thiết kế thư mời này sẽ thể hiện ở nhiều khía cạnh như màu sắc, chất liệu thư, hình ảnh trang trí, phông chữ,…
- Phong cách thiết kế thư mời sự kiện vintage được nhiều người lựa chọn bởi sự đơn giản, hài hòa và nhẹ nhàng mang lại chút hoài niệm xưa. Loại thư mời này chủ yếu được sử dụng trong các buổi hòa nhạc, lễ kỷ niệm, sinh nhật,…

Những nội dung cần có trong thiết kế thư mời sự kiện

Tùy từng mục đích sự kiện mà nội dung trên thư mời được thiết kế khác nhau. Song nhìn chung một thư mời sẽ cần phải có những nội dung gồm:

- Tên cơ quan, đơn vị hay doanh nghiệp tổ chức sự kiện
- Mục đích của thư mời 
- Địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện
- Tên, chức vụ hay đơn vị công tác của người được mời tham gia sự kiện
- Lời tiếp đón, cảm ơn của ban tổ chức với người được mời
- Chữ ký người có thẩm quyền và đóng dấu đơn vị nếu có.

Để đảm bảo nội dung thư mời sự kiện được đầy đủ thì trước khi đặt in và thiết kế bạn cần thực hiện theo một số điểm sau:

- Cần xác định rõ thông điệp, nội dung cần truyền tải trong thư mời sự kiện là gì. Thiết kế thư mời sẽ cần phải đưa ra thông tin cơ bản một cách ngắn gọn, đầy đủ để người nhận nắm bắt được chủ đề cũng như mục đích của sự kiện.
- Dựa theo tính chất từng sự kiện mà bạn xác định được đối tượng khách mời phù hợp. Với điểm này, bạn cần kiểm tra thông tin và liệt kê danh sách khác mời cụ thể. 
- Đơn vị tổ chức sự kiện cần phác thảo thông tin và ý tưởng của mẫu thư mời. Để đảm bảo chi tiết này diễn ra thuận lợi, bạn cần xây dựng từ 2 – 3 mẫu thư mời theo nhiều phòng cách và kiểu dáng khác nhau.
- Luôn tiến hành kiểm tra thư mời sự kiện ở ngay bước thiết kế để không xảy ra sai sót. Những thông tin bạn cần chú ý kiểm tra trên thư mời sự kiện gồm hình ảnh, địa điểm, thời gian và người được mời. Việc sai sót tên hay chức vụ người được mời sẽ khiến người nhận cảm thấy không được tôn trọng. Vậy nên, bạn cần đặc biệt lưu ý điểm này khi đặt in và thiết kế thư mời sự kiện.

Trên đây là những thông tin cần lưu ý khi đặt in và thiết kế thư mời sự kiện. Nếu còn thắc mắc và cần tư vấn thêm về dịch vụ thiết kế, in ấn chất lượng bạn vui lòng liên hệ hotline của Minh Á nhé.