Kinh nghiệm khi đặt làm thẻ đeo ban tổ chức

Trong các sự kiện, sự thành công không chỉ đến từ nội dung chương trình mà còn nằm ở những chi tiết nhỏ. Một trong số đó chính là thẻ đeo ban tổ chức. Đây được xem là công cụ hỗ trợ nhận diện, kết nối và khẳng định sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách lựa chọn và đặt làm thẻ đeo sao cho đẹp mắt, đảm bảo đầy đủ chức năng. Với bài viết này, Minh Á sẽ chia sẻ những kinh nghiệm hữu ích giúp bạn sở hữu những chiếc thẻ đeo chất lượng và góp phần tạo nên sự thành công cho sự kiện.

Thẻ đeo ban tổ chức trong sự kiện đóng vai trò gì?

Thẻ đeo ban tổ chức đóng vai trò quan trọng trong các sự kiện, dù lớn dù nhỏ. Việc sử dụng chúng sẽ mang lại những lợi ích như:

- Trong các chương trình hội nghị, hội thảo, triển lãm, lễ hội hay sự kiện giải trí, số lượng người tham gia thường rất đông. Khi đó, việc đeo thẻ đeo ban tổ chức sẽ giúp khách mời và đối tác dễ dàng nhận biết đâu là thành viên ban tổ chức để liên hệ khi cần hỗ trợ. Nếu không có thẻ đeo, việc tìm đúng người phụ trách sẽ khó khăn, gây lúng túng và ảnh hưởng đến tiến độ sự kiện.

- Một chiếc thẻ ban tổ chức có thiết kế chỉn chu và thông tin rõ ràng không chỉ giúp phân biệt vai trò của từng người mà còn thể hiện tác phong chuyên nghiệp của đơn vị đứng ra tổ chức. Đây cũng chính là yếu tố giúp nâng tầm thương hiệu và tạo ấn tượng tốt đẹp với đối tác, khách hàng cũng như toàn bộ người tham dự.
- Trên thẻ đeo thường có in logo công ty, tên sự kiện và hình ảnh đặc trưng. Chính những điều này vừa giúp nhận diện thương hiệu vừa đóng vai trò như một hình thức marketing chi phí thấp nhưng lại hiệu quả cao. Người tham dự có thể lưu lại thẻ như một kỷ niệm, vô tình biến chúng thành “công cụ quảng cáo miễn phí” cho doanh nghiệp của bạn.
- Nhiều người tham gia thường giữ lại thẻ đeo sau sự kiện như một kỷ niệm. Đặc biệt, với những ai hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện thì chiếc thẻ còn có thể trở thành một minh chứng cho kinh nghiệm làm việc và giúp ích trong quá trình ứng tuyển hoặc xây dựng hồ sơ cá nhân. 

Những lưu ý quan trọng khi đặt làm thẻ đeo ban tổ chức

Để có được thẻ đeo sự kiện bền đẹp và thể hiện đúng tinh thần chương trình, bạn nên lưu ý một số yếu tố sau:

- Kích thước thẻ đeo ban tổ chức phổ biến nhất hiện nay là 8.6 x 5.4 cm (ngang) hoặc 5.4 x 8.6 cm (dọc). Đây là kích thước chuẩn quốc tế khi vừa vặn với các loại bao đựng thẻ và dây đeo. Tuy nhiên, tùy vào tính chất sự kiện mà bạn có thể lựa chọn kích thước khác biệt để tạo sự ấn tượng, miễn sao vẫn đảm bảo được tính thẩm mỹ và thuận tiện khi sử dụng.

- Một chiếc thẻ ban tổ chức cần đảm bảo có các thông tin cơ bản gồm logo công ty/đơn vị tổ chức, tên sự kiện hoặc chương trình, họ tên đầy đủ của thành viên ban tổ chức, vị trí/chức vụ trong sự kiện. Bên cạnh đó, bạn cũng cần chú ý lựa chọn font chữ sao cho dễ đọc và không nên quá cầu kỳ. Về kích thước chữ, bạn cần cân đối để người khác có thể nhìn thấy từ xa mà không gây rối mắt.
- Thiết kế là yếu tố quan trọng quyết định tính chuyên nghiệp của thẻ. Một số kinh nghiệm khi thiết kế như ưu tiên phong cách tối giản nhưng nổi bật, lựa chọn màu sắc phù hợp với bộ nhận diện thương hiệu và chủ đề sự kiện. Đồng thời, bạn cần hạn chế sử dụng nhiều chi tiết rườm ra gây mất tập trung và đảm bảo bố cục rõ ràng, hình ảnh, chữ cân đối.
- Thẻ đeo thường được in trên giấy cứng, ép nhựa hoặc làm từ nhựa PVC và mỗi chất liệu có ưu, nhược điểm riêng. Nếu thẻ đeo ban tổ chức làm bằng giấy ép nhựa sẽ có chi phí và phù hợp với sự kiện ngắn hạn. Thì loại làm bằng nhựa PVC lại bền, sang trọng và có thể tái sử dụng sẽ phù hợp với sự kiện lớn cần lưu giữ lâu dài.
- Bạn nên xác định ngân sách in thẻ ban tổ chức trước khi đặt mua. Thông thường, số lượng thẻ càng nhiều thì giá thành càng rẻ. Do đó, bạn nên ước lượng chính xác số lượng thẻ đeo ban tổ chức cần dùng để tránh lãng phí hoặc thiếu hụt.
- Lựa chọn đơn vị cung cấp thẻ đeo ban tổ chức uy tín, chất lượng là yếu tố quyết định bạn có nhận được những chiếc thẻ đúng như mong muốn hay không. Với đơn vị uy tín, họ sẽ hội tụ những yếu tố như sử dụng công nghệ in hiện đại cho ra chất lượng sắc nét, đảm bảo tiến độ sản xuất và giao hàng đúng hẹn. Họ cũng có sự đa dạng về mẫu thiết kế tham khảo hoặc hỗ trợ thiết kế theo yêu cầu riêng khách hàng. Bên cạnh đó, đơn vị cung cấp thẻ đeo ban tổ chức uy tín thường có đội ngũ tư vấn nhiệt tình, chuyên nghiệp cùng với chính sách giá minh bạch và hợp lý.

Thẻ đeo ban tổ chức là vật dụng nhận diện, thể hiện sự chuyên nghiệp và đồng thời hỗ trợ quảng bá thương hiệu hiệu quả. Khi đặt làm thẻ đeo ban tổ chức, bạn cần chú ý đến kích thước, thông tin, thiết kế, chất liệu và đặc biệt là lựa chọn công ty in ấn uy tín. Nếu bạn đang có nhu cầu đặt làm thẻ đeo sự kiện, hãy liên hệ ngay với Minh Á để được tư vấn và hỗ trợ nhé!